Mehr als ein Drittel der Haus- und WEG-Verwalter ohne digitale Strategie: Fachkräftemangel fordert Handlungsbedarf
Der Druck auf Haus- und WEG-Verwalter steigt: Mehr als 73 Prozent der Unternehmen sehen den Fachkräftemangel als größte Herausforderung. Das zeigt die neue Studie „IT und Digitalisierung in Haus- und WEG-Verwaltungen 2025“ der EBZ Business School. Besonders betroffen sind zeit- und personalintensive Prozesse wie das Instandhaltungsmanagement und klassische Verwaltungsaufgaben. Automatisierung und Digitalisierung könnten hier gezielt entlasten – doch genau hier hapert es.
Denn nur 40 Prozent der Haus- und WEG-Verwaltungen verfügen überhaupt über eine klar definierte Digitalisierungsstrategie – bei kleineren Verwaltern mit wenigen Einheiten ist der Anteil noch geringer. „Hier zeigt sich eine deutliche Diskrepanz zwischen Problembewusstsein und konkretem Handeln“, kommentiert Prof. Dr.-Ing. Heiko Gsell, Studiengangsleiter B.A. Digitalisierung und Immobilienmanagement und Inhaber der Aareon Stiftungsprofessur für Wirtschaftsinformatik. „Viele Verwaltungsprozesse ließen sich standardisieren und automatisieren. Doch dafür braucht es klare Strategien und den Mut zur Veränderung.“
Digitalisierung? Ja, aber bitte klassisch
Die IT-Landschaft in Haus- und WEG-Verwaltungen zeigt: Knapp drei Viertel der befragten Unternehmen setzen ein ERP- oder Verwaltersystem umfassend ein, doch im Alltag dominieren nach wie vor klassische Tools. Besonders häufig genutzt werden Electronic-Banking-Funktionen (88 %) und Programme aus der Microsoft Office Suite (68 %), etwa zur Erstellung von Abrechnungen oder zur Bearbeitung von Standardaufgaben.
Zwar sind ERP-Systeme weit verbreitet – ihre Potenziale zur Prozessintegration und Automatisierung werden jedoch oft nicht vollständig ausgeschöpft. Viele Unternehmen greifen weiterhin auf parallele Lösungen und manuelle Arbeitsschritte zurück. Das zeigt: Der Weg zur durchgängig digitalisierten Verwaltung ist oft noch fragmentiert.
Handlungsempfehlung: Klare Strategie und konkrete Umsetzung gefragt
Es braucht mehr als punktuelle Digitalisierungsmaßnahmen. „Voraussetzung für die Digitalisierung und Automatisierung ist die konsequente Standardisierung von Prozessen – vor allem bei häufig wiederkehrenden Aufgaben“, erklärt Professor Gsell. Erst wenn Arbeitsabläufe – etwa bei der Hausgeldabrechnung oder im Mahnwesen – einheitlich und effizient gestaltet sind, lassen sich manuelle Aufwände minimieren und IT-Systeme effektiv nutzen.
Darüber hinaus ist ein umfassendes Digitalisierungskonzept erforderlich. „Verwalter benötigen eine ausgereifte Digitalisierungsstrategie, die sie strukturiert in ihren Prozessen und Systemen umsetzen müssen, um ein stimmiges digitales Ökosystem aufzubauen“, so Professor Gsell. Dazu gehören beispielsweise die gezielte Integration von Verwalter- bzw. ERP-Systemen mit Dokumentenmanagement-Lösungen und Banking-Tools, der Einsatz mobiler Anwendungen für die Objektbegehung oder die Anbindung von Portalen zur Eigentümerkommunikation. Nur wenn die Systeme intelligent vernetzt sind, können Medienbrüche und Insellösungen vermieden werden.
Und auch die Belegschaft muss dabei mitgedacht werden. In vielen Verwaltungen ist die digitale Kompetenz auf einzelne Personen konzentriert und wenig nachhaltig etabliert. Dabei lässt sich die Digitalisierung ohne systematische Qualifizierung der Mitarbeitenden und Befähigung der Organisation nicht erfolgreich umsetzen.
Über die Studie
Die von der EBZ Business School in Zusammenarbeit mit dem InWIS Institut erstellte Studie „IT und Digitalisierung in Haus- und WEG-Verwaltungen 2025“ basiert auf einer Online-Befragung von 136 Verwaltungsunternehmen, die zwischen September 2024 und Februar 2025 durchgeführt wurde. Mehr als drei Viertel der Befragten stammen aus der Führungsebene.